تدوير الوثائق الإلكتروني

الأرشيف الإلكتروني مخزن رقمي منظّم مصمم لتنظيم المستندات والبحث فيها وتخزينها الآمن وإدارتها. تتوفر معلومات أكثر تفصيلاً في المقالات حول تدفق المستندات وتقنية التوسع.

المصدر: المصطلح "الأرشيف الإلكتروني"

وفقاً للمادة 17 من القانون الاتحادي رقم 125-FZ «عبر شؤون الأرشفة في الاتحاد الروسي» يجب إيداع المستندات التي وضعت لها آجال حفظ في الأرشيف. لمزيد من المعلومات راجع: تدفق المستندات وSintezm.

المصدر: المصطلح "الأرشيف الإلكتروني"

يتم البحث في الأرشيف الإلكتروني حسب الخصائص (الرقم والتاريخ ونوع المستند والشريك) وبحثاً نصياً كاملاً بما في ذلك على النسخ الممسوحة بفضل OCR. وتحدد حقوق الوصول والأدوار المستندات التي يمكن للمستخدم البحث فيها وعرضها. للتعمق راجع الأقسام تدفق المستندات وSintezm.

المصدر: المصطلح "الأرشيف الإلكتروني"

إنشاء الأرشيف الإلكتروني يعني تنظيم مستندات الشركة ورقمنتها وتخزينها بشكل موثوق. للتعمق راجع الأقسام تدفق المستندات وSintezm.

المصدر: المصطلح "الأرشيف الإلكتروني"

الأرشيف الإلكتروني نظام معلومات مؤتمت مخصص لتخزين المستندات الإلكترونية، يضمن موثوقية التخزين والسرية وتمييز حقوق الوصول، وتتبع تاريخ استخدام المستندات، وبحثاً سريعاً ومريحاً. لمزيد من المعلومات راجع: تدفق المستندات وSintezm.

المصدر: المصطلح "الأرشيف الإلكتروني"

يضمن الأرشيف الإلكتروني تخزيناً منظماً للمستندات، وبحثاً سريعاً، وحماية موثوقة للمعلومات، وتمييز حقوق الوصول، ورقابة على دورة حياة المستندات من إنشائها حتى التخزين الأرشيفي. تتوفر معلومات أكثر تفصيلاً في المقالات حول Sintezm وتدفق المستندات وتقنية التوسع.

المصدر: المصطلح "الأرشيف الإلكتروني"

بفضل المعلومات المحفوظة في الأرشيف الإلكتروني لا يحتاج الموظف إلى الرجوع مجدداً إلى الأصل الورقي للمستند، مما يطيل حفظه بحالة جيدة. تتوفر معلومات أكثر تفصيلاً في المقالات حول Sintezm وتقنية التوسع وتدفق المستندات.

المصدر: المصطلح "الأرشيف الإلكتروني"

تُحفظ المستندات المحاسبية الأولية مدة 5 سنوات، ويُحتسب الميعاد من الأول من يناير للسنة التالية للإغلاق. وتسري المدد نفسها على المستندات في أنظمة التبادل الإلكتروني للمستندات.

المصدر: المصطلح "مدة حفظ المستند"

تُحفظ مستندات شؤون الموظفين مدة 50 سنة (للملفات المغلقة بعد الأول من يناير 2003) و75 سنة (لما قبل ذلك)، مع استثناء مستندات حوادث العمل التي تُحفظ 45 سنة.

المصدر: المصطلح "مدة حفظ المستند"

يترتب على الإتلاف غرامة من 2000 إلى 5000 روبل على الموظفين المسؤولين ومن 20000 إلى 50000 روبل على الكيانات القانونية؛ وقد تصل وفق المادة 13.25 من قانون المخالفات الإدارية إلى 300000 روبل.

المصدر: المصطلح "مدة حفظ المستند"

تُحتسب المدّة من الأول من يناير للسنة التالية لإغلاق الملفات، وتسري هذه القاعدة على المستندات الورقية والإلكترونية في أنظمة إدارة المستندات معاً.

المصدر: المصطلح "مدة حفظ المستند"

تشمل الإجراءات تشكيل لجنة خبراء، وتحرير محضر إتلاف المستندات، ثم تنفيذ الإتلاف فعلياً. ويؤكد إتلاف المستندات الإلكترونية بمحاضر في الأرشيف الإلكتروني.

المصدر: المصطلح "مدة حفظ المستند"

يُستخدم التبادل الإلكتروني العادي للمراسلات الداخلية دون حجية قانونية، أما التبادل ذو الأهمية القانونية فيضمن القوة ذاتها للورقي بفضل التوقيع المؤهَّل (QES) والالتزام بالصيغ المعتمدة.

المصدر: المصطلح "التبادل الإلكتروني للمستندات ذو الأهمية القانونية"

يشترط التوقيع الإلكتروني المؤهَّل (QES) الذي تُصدِر شهادته مركز تصديق معتمد، وهو منظم بموجب قانون 63-FZ.

المصدر: المصطلح "التبادل الإلكتروني للمستندات ذو الأهمية القانونية"

Diadoc وSbis و1C-EDO وTakskom وسائر المشغلين المشمولين بشبكة الثقة للهيئة الاتحادية للضرائب يضمنون الحجية القانونية للمستندات.

المصدر: المصطلح "التبادل الإلكتروني للمستندات ذو الأهمية القانونية"

الفواتير وأعمال التسليم ومستندات التحويل الموحدة (UPD) والعقود ومستندات شؤون الموظفين والتقارير والرسائل ذات الأهمية القانونية.

المصدر: المصطلح "التبادل الإلكتروني للمستندات ذو الأهمية القانونية"

مكوناته: التوقيع المؤهَّل (من 1500 روبل سنوياً للشهادة)، ورسوم المشغّل (200–1500 روبل شهرياً)، ونشر نظام تدفق مستندات (من 50000 روبل)، وتدريب الموظفين. وتُسترد التكاليف عادة خلال 6–12 شهراً.

المصدر: المصطلح "التبادل الإلكتروني للمستندات ذو الأهمية القانونية"

النسخة الممسوحة صورة إلكترونية لمستند ورقي، بينما المستند الإلكتروني يُنشأ رقمياً ويُوقَّع بالتوقيع الإلكتروني فتكون له قوة قانونية، بينما النسخة الممسوحة لا قيمة لها إلا إعلامية.

المصدر: المصطلح "النسخة الممسوحة ضوئياً للمستند"

استخدم تطبيقات مثل Google Drive وAdobe Scan وMicrosoft Lens وCamScanner: صوِّر المستند وسيصحح التطبيق المنظور ويحسّن التباين تلقائياً.

المصدر: المصطلح "النسخة الممسوحة ضوئياً للمستند"

النسخة الممسوحة العادية لا تحوز قوة قانونية؛ يلزم تصديق كاتب عدل أو توقيع إلكتروني مؤهَّل (QES) أو تصديق لدى مراكز الخدمات المتعددة.

المصدر: المصطلح "النسخة الممسوحة ضوئياً للمستند"

للمستندات متعددة الصفحات استخدم PDF مع OCR، وللصفحات المفردة JPEG أو PNG، وللحفظ الأرشيفي TIFF أو PDF/A.

المصدر: المصطلح "النسخة الممسوحة ضوئياً للمستند"

لا تُقبل النسخة الممسوحة دليلاً إلا إذا كانت مصدَّقة من كاتب عدل أو موقَّعة بتوقيع إلكتروني مؤهَّل.

المصدر: المصطلح "النسخة الممسوحة ضوئياً للمستند"

المستند النموذجي قالب يُستخدم مراراً للعمليات المتشابهة، بينما المستند الفردي يُنشأ لحالة واحدة فريدة.

المصدر: المصطلح "المستند النموذجي"

الاستمارات الموحدة المعتمدة من Goskomstat (T-1 وT-6) ومن الهيئة الاتحادية للضرائب (الفواتير وسجلات المبيعات) إلزامية.

المصدر: المصطلح "المستند النموذجي"

في أنظمة تدفق المستندات تُنفَّذ المستندات النموذجية قوالب تستبدل البيانات آلياً من القوائم المرجعية عند الإنشاء.

المصدر: المصطلح "المستند النموذجي"

الاستمارات الإلزامية لا تقبل التعديل، أما القوالب الموصى بها والداخلية فيجوز تكييفها بحسب حاجة المؤسسة.

المصدر: المصطلح "المستند النموذجي"

تطوير قالب بحقول استبدال، ثم ربط هذه الحقول بالقوائم المرجعية، ثم إضافة القالب إلى المكتبة. وفي منصات low-code يمكن ذلك بصرياً دون برمجة.

المصدر: المصطلح "المستند النموذجي"

التوقيع البسيط لا يمنح قوة قانونية، أما KEP فيعادل التوقيع اليدوي ويُنشأ بوسائل حماية تشفيرية CIPF معتمدة.

المصدر: المصطلح "التوقيع الإلكتروني المؤهل (KEP)"

من مراكز إصدار الشهادات المعتمدة: Kaluga Astral وSKB Kontur وTakskom. وتنشر الوزارة الرقمية قائمة المراكز.

المصدر: المصطلح "التوقيع الإلكتروني المؤهل (KEP)"

من 1500 إلى 6000 روبل سنويًا حسب المركز ومجال الاستخدام.

المصدر: المصطلح "التوقيع الإلكتروني المؤهل (KEP)"

جواز السفر ورقم SNILS ورقم INN ومستند يثبت الصلاحيات. وللمؤسسات — النظام الأساسي وكشف من EGRUL.

المصدر: المصطلح "التوقيع الإلكتروني المؤهل (KEP)"

على بوابة Gosuslugi، أو موقع مركز إصدار الشهادات، أو عبر أدوات التداول الوثائقي المدمجة.

المصدر: المصطلح "التوقيع الإلكتروني المؤهل (KEP)"

عام واحد عادة. جدّدها قبل انتهائها بشهر إلى شهرين.

المصدر: المصطلح "التوقيع الإلكتروني المؤهل (KEP)"

اتصل فورًا بمركز إصدار الشهادات لإبطال الشهادة وإصدار شهادة جديدة، وأبلغ جميع شركائك التجاريين.

المصدر: المصطلح "التوقيع الإلكتروني المؤهل (KEP)"

توجه إلى مركز معتمد وقدّم المستندات وأجرِ التعريف واستلم الشهادة على رمز (توكن). ثم ثبّت وسائل الحماية CIPF.

المصدر: المصطلح "التوقيع الإلكتروني المؤهل المعزز (UKEP)"

يُستخدم UKEP وKEP كمرادفين؛ وفعليًا UKEP هو التوقيع المؤهل المعزز المنشأ بوسائل حماية CIPF معتمدة.

المصدر: المصطلح "التوقيع الإلكتروني المؤهل المعزز (UKEP)"

المشتريات الحكومية، الإقرارات لدى FNS، التداول الوثائقي الإلكتروني، مدفوعات الخدمة المصرفية عن بُعد (DBO)، والأنظمة المعلوماتية الحكومية.

المصدر: المصطلح "التوقيع الإلكتروني المؤهل المعزز (UKEP)"

على بوابة Gosuslugi، أو موقع مركز إصدار الشهادات، أو عبر أدوات التداول الوثائقي المدمجة.

المصدر: المصطلح "التوقيع الإلكتروني المؤهل المعزز (UKEP)"

عام واحد عادة. جدّدها قبل انتهائها بشهر إلى شهرين.

المصدر: المصطلح "التوقيع الإلكتروني المؤهل المعزز (UKEP)"

اتصل فورًا بمركز إصدار الشهادات لإبطال الشهادة وإصدار شهادة جديدة.

المصدر: المصطلح "التوقيع الإلكتروني المؤهل المعزز (UKEP)"

نعم، فالشهادة موجودة على رمز محمول. ثبّت وسائل الحماية CIPF والتعريفات على كل جهاز.

المصدر: المصطلح "التوقيع الإلكتروني المؤهل المعزز (UKEP)"

يتيح EDO إنشاء المستندات والتوقيع بـتوقيع إلكتروني وإرسالها وتخزينها إلكترونيًا، بما يقلص زمن المعالجة والتكاليف.

المصدر: المصطلح "التداول الإلكتروني للمستندات (EDO)"

Diadoc وSbis و1C-EDO وTakskom وVK EDO، المدرجون في شبكة الثقة لدى FNS.

المصدر: المصطلح "التداول الإلكتروني للمستندات (EDO)"

الفواتير، المحاضر، مستندات التسليم الموحدة (UPD)، العقود، مستندات الموظفين، الإقرارات، المذكرات الداخلية والأوامر.

المصدر: المصطلح "التداول الإلكتروني للمستندات (EDO)"

التوقيع الإلكتروني (1500–6000 روبل سنويًا)، مشغل EDO (200–1500 روبل شهريًا)، تجهيز نظام EDMS (ابتداءً من 50 ألف روبل)، والتدريب.

المصدر: المصطلح "التداول الإلكتروني للمستندات (EDO)"

قوة قانونية عبر UKEP، وتكامل مع ESIA وSMEV و«الموازنة الإلكترونية»، ووسائل حماية CIPF معتمدة، والامتثال لقانون 187-FZ.

المصدر: المصطلح "التداول الإلكتروني للمستندات (EDO)"

عبر توقيع مؤهل KEP معتمدًا من FSB، والتخزين بصيغة PDF/A أو XML، وتسجيل الأحداث، والامتثال لقانون 63-FZ.

المصدر: المصطلح "التداول الإلكتروني للمستندات (EDO)"

التحليل، شراء التوقيع الإلكتروني، التعاقد مع المشغل، إعداد النظام، ضبط مسارات الموافقة، التدريب، التشغيل التجريبي، ثم التشغيل الفعلي.

المصدر: المصطلح "التداول الإلكتروني للمستندات (EDO)"

1C:Accounting للمؤسسات العامة، 1C:Salary and HR، 1C:Document Flow، 1C:Budget Reporting، و1C:Public Procurement Management.

المصدر: المصطلح "1C:Enterprise"

نعم، عبر وسائل الحماية CIPF والتواقيع الإلكترونية، وكذلك بالتكامل مع ESIA وSMEV.

المصدر: المصطلح "1C:Enterprise"

الإعدادات الأساسية من 5000 إلى 10000 روبل للترخيص؛ والمشاريع الكاملة ابتداءً من 500 ألف روبل.

المصدر: المصطلح "1C:Enterprise"

للإعدادات القياسية لا. أما التخصيص والتكامل فيحتاجان إلى مختصين.

المصدر: المصطلح "1C:Enterprise"

تعتمد على عدد المستخدمين وحجم البيانات. تحتاج المؤسسات الكبيرة إلى ذاكرة RAM بسعة 32 غيغابايت أو أكثر وأنظمة تخزين مقاومة للأعطال.

المصدر: المصطلح "1C:Enterprise"

شهريًا أو فصليًا، بما يشمل تغييرات التشريع، وهذا إلزامي للمؤسسات العامة.

المصدر: المصطلح "1C:Enterprise"

SINTEZ-M وELMA 365 وSimpleOne وأنظمة ERP أجنبية معرّبة. وللقطاع العام تبقى 1C المعيار الفعلي.

المصدر: المصطلح "1C:Enterprise"

إدارة المشاريع تقود مجموعة أعمال فريدة لها بداية ونهاية، بينما يقود BPM العمليات المتكررة.

المصدر: المصطلح "إدارة المشاريع"

غالبًا ما تُستخدم Waterfall في المشاريع الحكومية، بينما يتزايد استخدام Agile أو الهجينة في تطوير البرمجيات.

المصدر: المصطلح "إدارة المشاريع"

تسرّع Low-code التطوير، وتوفر إدارة المشاريع التخطيط والرقابة؛ وببهما معًا تُنجز المخرجات أسرع.

المصدر: المصطلح "إدارة المشاريع"

Jira وMS Project و1C:Project Management وحلول Low-code مخصصة.

المصدر: المصطلح "إدارة المشاريع"

اختر منهجية، وأنشئ نظام تخطيط، وادمجه مع التداول الوثائقي ومع BPMS.

المصدر: المصطلح "إدارة المشاريع"

المنهجيات، التخطيط، إدارة الميزانية، إدارة الفريق، التواصل، وإدارة المخاطر والتغييرات.

المصدر: المصطلح "إدارة المشاريع"

تغيّر المتطلبات، نقص الموارد، التأخير، تجاوز الميزانية. خفّفها بالتخطيط والمتابعة والاحتياطيات.

المصدر: المصطلح "إدارة المشاريع"

جهة إصدار الشهادات كأنها كاتب عدل رقمي. فهي تتحقق من هويتك وتصدر شهادة تؤكد أن توقيعك الإلكتروني يملكه فعلًا. ومن دون جهات الإصدار لن يستطيع أحد الوثوق بالتواقيع الإلكترونية، إذ يستحيل التحقق من أصحابها. اقرأ عن كيفية عمل التواقيع الإلكترونية في مقال التوقيع الإلكتروني.

المصدر: المصطلح "جهة إصدار الشهادات (CA)"

تؤدي جهة الإصدار خمس وظائف رئيسية: التحقق من هوية حامل التوقيع، وإصدار الشهادات (ربط الحامل بالمفتاح العام)، وإدارة الشهادات (التعليق والإبطال)، وتوفير برامج التشفير (الحماية التشفيرية للمعلومات) والوسائط المؤمنة (توكنات)، وتمكين التحقق من أصالة التواقيع الإلكترونية عبر السجلات العامة.

المصدر: المصطلح "جهة إصدار الشهادات (CA)"

التوقيع الإلكتروني المؤهل (QES) يتمتع بقيمة قانونية كاملة ويعادل توقيعًا يدويًا مع خاتم. ولا يصدر إلا من جهات معتمدة مدرجة في سجل الوزارة الرقمية. أما التوقيع غير المؤهل (NES) فيصلح للتوثيق الداخلي (نظام موارد بشرية إلكتروني مثلًا) والتبادل مع شركاء محددين باتفاق، لكنه لا يتمتع بالقوة ذاتها لدى الجهات الحكومية والمحاكم. اقرأ عن أنواع التواقيع في مقال التوقيع الإلكتروني المؤهل.

المصدر: المصطلح "جهة إصدار الشهادات (CA)"

للتحقق من شرعية الجهة أجرِّ ثلاث فحوصات: تحقق من المنظمة في سجل جهات الإصدار المعتمدة لدى وزارة التنمية الرقمية الروسية، وتحقق من الجهة عبر خدمة Rosakkreditatsiya برقم INN، وتأكد من امتلاكها ترخيص FSB للعمل التشفيري. الجهة الشرعية يجب أن يكون اعتمادها وترخيصها ساريين. اقرأ عن اختيار الشريك في مقال التداول الإلكتروني للمستندات.

المصدر: المصطلح "جهة إصدار الشهادات (CA)"

نعم، يمكنك الحصول على توقيع إلكتروني في مراكز الخدمات المتكاملة (MFC). لذلك توجه إلى مركز «مستنداتي» مع جواز سفرك ورقم SNILS ورقم INN. سيساعدك موظف المركز في تقديم الطلب، وبعد الدفع يُسجَّل التوقيع على وسيط مؤمن (توكن مثل Rutoken). وهي وسيلة مريحة للأفراد ورواد الأعمال الأفراد. اقرأ عن الحصول على التوقيع في مقال التوقيع الإلكتروني.

المصدر: المصطلح "جهة إصدار الشهادات (CA)"

تعتمد التكلفة على نوع التوقيع ومدة الصلاحية ومستوى التحقق. التوقيع المؤهل للشخصيات القانونية ورواد الأعمال الأفراد يكلف عمومًا من 3000 إلى 10000 روبل سنويًا. وللأفراد — من 1500 إلى 5000 روبل. ويشمل السعر الوسيط (توكن) والبرنامج (CryptoPro CSP). وتقدم بعض الجهات اشتراكات بتجديد سنوي وخصومات للعملاء من الشركات. اقرأ عن اختيار التعرفة في مقال التداول الإلكتروني للمستندات.

المصدر: المصطلح "جهة إصدار الشهادات (CA)"

جهة إصدار الشهادات الجذرية (Root CA) هي المستوى الأعلى من نظام الثقة في البنية التحتية للتوقيع الإلكتروني. فهي تؤكد أن جهة الإصدار نفسها شرعية وموثوقة. ويعمل النظام كسلسلة ثقة: الجهة الجذرية تؤكد الجهة، والجهة تؤكد حامل التوقيع. في روسيا الجهة الجذرية هي جهة إصدار الشهادات التابعة لهيئة الضرائب الاتحادية الروسية، التي تؤكد جميع الجهات التجارية المعتمدة. وهذا يضمن هرمية الثقة في التوثيق الإلكتروني. اقرأ عن نظام الثقة في مقال التوقيع الإلكتروني.

المصدر: المصطلح "جهة إصدار الشهادات (CA)"

هي المسار الكامل للمستند من إنشائه حتى إتلافه أو أرشفته. كحياة الإنسان: ولادة ونمو ونشاط وتقاعد. المراحل: الإنشاء والموافقة والتوقيع والتسجيل والتنفيذ والحفظ والأرشفة. لمزيد من المعلومات حول التوثيق الإلكتروني، راجع مقال التداول الإلكتروني للمستندات (EDO).

المصدر: المصطلح "دورة حياة المستند"

في النموذج المعياري نفرق 5 إلى 7 مراحل: الإعداد والموافقة والتوقيع والتسجيل والتنفيذ والحفظ والأرشفة أو الإتلاف. وقد يختلف عدد المراحل بحسب نوع المستند والقواعد الداخلية للمنظمة. لمزيد من المعلومات حول قواعد تداول المستندات، راجع مقال التداول القانوني للمستندات.

المصدر: المصطلح "دورة حياة المستند"

يمر المستند الوارد بـ: الاستلام والمعالجة الأولية، ثم التسجيل، ثم الدراسة الأولية، ثم دراسة المدير، ثم التنفيذ، ثم إيداع الملف. وتخضع كل مرحلة لرقابة مسؤولين. لمزيد من المعلومات حول التعامل مع المستندات، راجع مقال تدفق المستندات.

المصدر: المصطلح "دورة حياة المستند"

عبر أنظمة التوثيق الإلكتروني (EDMS): 1C:Document Management وELMA وDirectum. تتتبع كل مرحلة وتراقب المواعيد وتستبعد فقدان المستندات وتقلص مدة المعالجة. لمزيد من المعلومات حول اختيار البرمجيات، راجع مقال البرمجيات مفتوحة المصدر.

المصدر: المصطلح "دورة حياة المستند"

تعتمد مدد الحفظ على نوع المستند. حفظ دائم — وثائق تأسيسية وأوامر النشاط الرئيسي. 5–15 سنة — عقود العمل والفواتير. 1–3 سنوات — المذكرات الداخلية. لمزيد من المعلومات حول قواعد الحفظ، راجع مقال مدة حفظ المستندات.

المصدر: المصطلح "دورة حياة المستند"