Flujo de Documentos

Un archivo electronico es un repositorio digital estructurado disenado para la sistematizacion, la busqueda, el almacenamiento seguro y la gestion de documentos. Informacion mas detallada en los articulos sobre el Flujo documental y la tecnologia de escalado.

Fuente: término "Archivo electronico"

Segun el articulo 17 de la Ley Federal No. 125-FZ "Sobre el acervo archivistico en la Federacion de Rusia", los documentos con periodos de almacenamiento establecidos deben transferirse al archivo. Para saber mas sobre los aspectos relacionados, consulta los materiales: Flujo documental y Sintezm.

Fuente: término "Archivo electronico"

La busqueda en un archivo electronico se realiza por atributos (numero, fecha, tipo de documento, contraparte) y mediante busqueda de texto completo, incluso en las copias escaneadas con OCR. Los derechos de acceso y los roles determinan que documentos puede buscar y ver un usuario. Para un estudio profundo, consulta las secciones Flujo documental y Sintezm.

Fuente: término "Archivo electronico"

La creacion de un archivo electronico es la sistematizacion, la digitalizacion y el almacenamiento fiable de los documentos corporativos. Para un estudio profundo, consulta las secciones Flujo documental y Sintezm.

Fuente: término "Archivo electronico"

Un archivo electronico es un sistema de informacion automatizado para el almacenamiento de documentos electronicos que garantiza la fiabilidad del almacenamiento, la confidencialidad y la diferenciacion de los derechos de acceso, el seguimiento del historial de uso de los documentos y una busqueda rapida y comoda. Para saber mas sobre los aspectos relacionados, consulta los materiales: Flujo documental y Sintezm.

Fuente: término "Archivo electronico"

Un archivo electronico proporciona un almacenamiento sistematizado de los documentos, una busqueda rapida, una proteccion fiable de la informacion, la diferenciacion de los derechos de acceso y el control del ciclo de vida de los documentos desde su creacion hasta el almacenamiento de archivo. Informacion mas detallada en los articulos sobre Sintezm, Flujo documental y la tecnologia de escalado.

Fuente: término "Archivo electronico"

Gracias a la informacion almacenada en el archivo electronico, el empleado ya no necesita consultar el documento en papel original, prolongando asi su conservacion en buen estado. Informacion mas detallada en los articulos sobre Sintezm, la tecnologia de escalado y Flujo documental.

Fuente: término "Archivo electronico"

Los documentos contables primarios deben conservarse durante 5 años. El plazo se calcula a partir del 1 de enero del año siguiente al año de cierre del expediente. Para los sistemas de flujo documental los plazos son los mismos que en papel.

Fuente: término "Plazo de conservación de documentos"

Los documentos de personal se conservan durante 50 años (documentos cerrados después del 1 de enero de 2003) y 75 años (antes del 1 de enero de 2003). Excepción: los documentos sobre accidentes de trabajo (45 años).

Fuente: término "Plazo de conservación de documentos"

La destrucción conlleva una multa de 2 000 a 5 000 rublos para los funcionarios y de 20 000 a 50 000 rublos para las personas jurídicas, y según el art. 13.25 del Código de Infracciones Administrativas — hasta 300 000 rublos.

Fuente: término "Plazo de conservación de documentos"

El plazo se calcula a partir del 1 de enero del año siguiente al año de cierre del expediente. Esta regla se aplica tanto a los documentos en papel como a los electrónicos en los sistemas de flujo documental.

Fuente: término "Plazo de conservación de documentos"

El procedimiento incluye la creación de una comisión de expertos, la elaboración de un acta sobre la destrucción de documentos y la destrucción directa. La destrucción de los documentos electrónicos se confirma mediante actos en el archivo electrónico.

Fuente: término "Plazo de conservación de documentos"

Los estatutos, los documentos constitutivos, los certificados de registro estatal, los informes financieros anuales y los documentos sobre la creación y reorganización de la organización se conservan permanentemente.

Fuente: término "Plazo de conservación de documentos"

En los sistemas de flujo documental el control está automatizado: a cada categoría de documentos se le asigna un plazo de conservación, el sistema controla la fecha de vencimiento y notifica a los empleados responsables.

Fuente: término "Plazo de conservación de documentos"

El flujo documental habitual se utiliza para el intercambio interno sin fuerza jurídica. El FDERJ garantiza la misma fuerza que el papel mediante la FEC y el cumplimiento de los formatos.

Fuente: término "Flujo documental con relevancia jurídica"

Se requiere una firma electrónica cualificada (FEC), cuyo certificado es emitido por el centro de certificación acreditado. Se regula por la 63-FZ.

Fuente: término "Flujo documental con relevancia jurídica"

Diadoc, Sbis, 1C-EDO, Kontur y otros incluidos en la red de confianza de la FNS garantizan la relevancia jurídica de los documentos.

Fuente: término "Flujo documental con relevancia jurídica"

Facturas, actas, notas de entrega (UPD), contratos, documentos de personal, informes y mensajes con relevancia jurídica. Más información en la sección flujo documental.

Fuente: término "Flujo documental con relevancia jurídica"

Los documentos se conservan en los archivos electrónicos con integridad asegurada. Los sistemas de copia de seguridad protegen contra la pérdida de datos. Los plazos son los mismos que en papel.

Fuente: término "Flujo documental con relevancia jurídica"

Componentes: FEC (desde 1 500 rublos/año por certificado), tarifa del operador (200-1 500 rublos/mes), implantación del sistema de flujo documental (desde 50 000 rublos), formación del personal. Los costes se amortizan en 6-12 meses.

Fuente: término "Flujo documental con relevancia jurídica"

Auditoría, elección del operador, obtención de la FEC, implantación de un sistema de flujo documental, configuración de las rutas de aprobación y formación de los empleados.

Fuente: término "Flujo documental con relevancia jurídica"

Una copia escaneada es una imagen electrónica de un documento en papel, mientras que un documento electrónico se crea digitalmente y se firma con una firma electrónica. El documento electrónico tiene fuerza jurídica; la copia escaneada solo tiene valor informativo.

Fuente: término "Copia escaneada de documento"

Utilice aplicaciones: Google Drive, Adobe Scan, Microsoft Lens, CamScanner. Fotografíe el documento; la aplicación enderezará la perspectiva y mejorará el contraste.

Fuente: término "Copia escaneada de documento"

Una copia escaneada ordinaria no tiene fuerza jurídica. Se requiere notarización, una firma electrónica (FEC) o la certificación en el MFC.

Fuente: término "Copia escaneada de documento"

Para los documentos de varias páginas use PDF con OCR. Para páginas individuales, JPEG o PNG. Para el almacenamiento de archivo, TIFF o PDF/A.

Fuente: término "Copia escaneada de documento"

Escanee a 300 dpi para el texto y 600 dpi para las fotos; utilice el modo blanco y negro para el texto; aplique la corrección automática de la perspectiva; use OCR.

Fuente: término "Copia escaneada de documento"

Solo si está notariada o firmada con una firma electrónica puede ser admitida como prueba.

Fuente: término "Copia escaneada de documento"

200-300 dpi para el texto, 300-400 dpi para los detalles pequeños, 400-600 dpi para las fotos, 600 dpi para el escaneo de archivo.

Fuente: término "Copia escaneada de documento"

Un documento estándar es una plantilla que se utiliza reiteradamente para operaciones similares. Un documento individual se crea para una situación única.

Fuente: término "Documento estándar"

Son obligatorios los formularios unificados aprobados por Goskomstat (T-1, T-6) y por la FNS (facturas, libros de ventas).

Fuente: término "Documento estándar"

En los sistemas de flujo documental los documentos estándar se implementan como plantillas que sustituyen automáticamente los datos de los libros de referencia.

Fuente: término "Documento estándar"

Los formularios obligatorios no se pueden modificar. Las plantillas recomendadas e internas pueden adaptarse.

Fuente: término "Documento estándar"

Desarrolle una plantilla con campos de sustitución, integre los campos con los libros de referencia y añádala a la biblioteca. En las plataformas low-code esto se puede hacer visualmente.

Fuente: término "Documento estándar"

El cumplimiento de los formularios aprobados, la relevancia jurídica mediante la firma electrónica y la integración con sistemas como el Presupuesto Electrónico.

Fuente: término "Documento estándar"

Los documentos se crean automáticamente a partir de los datos de los sistemas corporativos. Combinados con BPMS se garantiza la automatización completa del flujo documental.

Fuente: término "Documento estándar"

La firma simple no tiene fuerza jurídica. La FEC equivale a la firma manuscrita y se crea con CIPF certificados.

Fuente: término "Firma electrónica cualificada (FEC)"

En los centros de certificación acreditados: Kaluga Astral, SKB Kontur, Takskom. La lista la publica el Ministerio de Desarrollo Digital.

Fuente: término "Firma electrónica cualificada (FEC)"

De 1.500 a 6.000 rublos al año, según el centro y el ámbito de aplicación.

Fuente: término "Firma electrónica cualificada (FEC)"

Pasaporte, SNILS, INN, un documento que confirme la autoridad. Para las organizaciones — los estatutos y un extracto del EGRUL.

Fuente: término "Firma electrónica cualificada (FEC)"

En el portal Gosuslugi, en el sitio web del centro de certificación o mediante las herramientas integradas de gestión documental.

Fuente: término "Firma electrónica cualificada (FEC)"

Normalmente 1 año. Renuévelo de 1 a 2 meses antes de la caducidad.

Fuente: término "Firma electrónica cualificada (FEC)"

Contacte de inmediato con el centro de certificación para revocar el certificado y emitir uno nuevo. Notifique a todas las contrapartes.

Fuente: término "Firma electrónica cualificada (FEC)"

Contacte con un centro acreditado, presente los documentos, supere la identificación y reciba el certificado en un token. Instale CIPF.

Fuente: término "Firma electrónica cualificada reforzada (FECR)"

FECR y FEC se utilizan como sinónimos. En realidad, la FECR es una firma cualificada reforzada creada con CIPF certificados.

Fuente: término "Firma electrónica cualificada reforzada (FECR)"

En la contratación pública, la declaración ante el FNS, el flujo documental electrónico, las órdenes de pago del DBO y los sistemas de información estatales.

Fuente: término "Firma electrónica cualificada reforzada (FECR)"

En el portal Gosuslugi, en el sitio web del centro de certificación o mediante las herramientas integradas de gestión documental.

Fuente: término "Firma electrónica cualificada reforzada (FECR)"

Normalmente 1 año. Renuévelo de 1 a 2 meses antes de la caducidad.

Fuente: término "Firma electrónica cualificada reforzada (FECR)"

Contacte de inmediato con el centro de certificación para revocar el certificado y emitir uno nuevo.

Fuente: término "Firma electrónica cualificada reforzada (FECR)"

Sí, el certificado se encuentra en un token portátil. Instale CIPF y los controladores en cada dispositivo.

Fuente: término "Firma electrónica cualificada reforzada (FECR)"

El FDE permite crear, firmar con una firma electrónica, enviar y almacenar documentos en formato electrónico, reduciendo el tiempo de tramitación y los costes.

Fuente: término "Flujo documental electrónico (FDE)"

Diadoc, Sbis, 1C-EDO, Takskom, VK EDO, incluidos en la red de confianza del FNS.

Fuente: término "Flujo documental electrónico (FDE)"

Facturas, actos, cartas de porte (UPD), contratos, documentos de personal, informes, memorandos y órdenes.

Fuente: término "Flujo documental electrónico (FDE)"

Firma electrónica (1.500-6.000 rublos/año), operador de FDE (200-1.500 rublos/mes), implantación del SED (desde 50.000 rublos) y formación.

Fuente: término "Flujo documental electrónico (FDE)"

Fuerza jurídica mediante FECR, integración con ESIA, SMEV, Presupuesto Electrónico, CIPF certificados y cumplimiento de la 187-FZ.

Fuente: término "Flujo documental electrónico (FDE)"

Mediante la FEC certificada por el FSB, el almacenamiento en PDF/A o XML, el registro y el cumplimiento de la 63-FZ.

Fuente: término "Flujo documental electrónico (FDE)"

Análisis, adquisición de la FE, contrato con el operador, configuración del sistema, configuración de las rutas, formación, lanzamiento piloto y operación.

Fuente: término "Flujo documental electrónico (FDE)"

1C:Contabilidad para las instituciones estatales, 1C:Nómina y Recursos Humanos, 1C:Gestión Documental, 1C:Informes Presupuestarios y 1C:Gestión de Compras Públicas.

Fuente: término "1C:Enterprise"

Sí, mediante CIPF y firmas electrónicas, así como la integración con ESIA y SMEV.

Fuente: término "1C:Enterprise"

Configuraciones básicas desde 5.000-10.000 rublos por licencia; proyectos completos desde 500.000 rublos.

Fuente: término "1C:Enterprise"

No, para las configuraciones estándar. Se necesitan especialistas para la personalización y la integración.

Fuente: término "1C:Enterprise"

Depende de los usuarios y del volumen de datos. Las grandes organizaciones necesitan 32+ GB de RAM y sistemas de almacenamiento tolerantes a fallos.

Fuente: término "1C:Enterprise"

Mensual o trimestralmente, incluyendo los cambios legislativos. Son obligatorias para las instituciones estatales.

Fuente: término "1C:Enterprise"

SINTEZ-M, ELMA 365, SimpleOne y sistemas ERP extranjeros localizados. Para el sector público, 1C sigue siendo el estándar de facto.

Fuente: término "1C:Enterprise"

La gestión de proyectos gestiona un conjunto único de trabajos con un inicio y un fin. El BPM gestiona las operaciones recurrentes.

Fuente: término "Gestión de proyectos"

Waterfall se utiliza a menudo para los proyectos estatales. Agile o Híbrido se utilizan cada vez más en el desarrollo de software.

Fuente: término "Gestión de proyectos"

El low-code acelera el desarrollo; la gestión de proyectos proporciona la planificación y el control. Juntos entregan más rápido.

Fuente: término "Gestión de proyectos"

Jira, MS Project, 1C:Gestión de Proyectos y soluciones low-code personalizadas.

Fuente: término "Gestión de proyectos"

Elija una metodología, implante un sistema de planificación, intégrelo con la gestión documental y los BPMS.

Fuente: término "Gestión de proyectos"

Metodologías, planificación, gestión del presupuesto, gestión del equipo, comunicación, gestión de los riesgos y del cambio.

Fuente: término "Gestión de proyectos"

Cambios en los requisitos, falta de recursos, retrasos, sobrecostes. Se mitigan mediante la planificación, el monitoreo y las reservas.

Fuente: término "Gestión de proyectos"

Un centro de certificación es como un notario digital. Verifica su identidad y emite un certificado que confirma que su firma electrónica le pertenece a usted. Sin un CC, nadie podría confiar en las firmas electrónicas, porque no habría forma de comprobar a quién pertenecen. Lea sobre cómo funcionan las firmas electrónicas en el artículo Firma electrónica.

Fuente: término "Centro de certificación"

El CC desempeña cinco funciones principales: identifica al titular de la firma (verifica la identidad), emite certificados (vincula al titular con la clave pública), gestiona los certificados (suspende, revoca), proporciona software para el cifrado (medios de protección criptográfica de la información) y soportes seguros (tokens) y permite que la identidad se verifique mediante registros públicos.

Fuente: término "Centro de certificación"

La FEC (firma electrónica cualificada) tiene plena fuerza jurídica y equivale a la firma manuscrita con sello. Solo la emiten los centros de certificación acreditados incluidos en el registro del Ministerio de Desarrollo Digital. La FENC (no cualificada) es adecuada para la gestión documental interna (por ejemplo, la EDM de RR. HH.) y para la relación con contrapartes concretas por acuerdo previo, pero no tiene la misma fuerza para las agencias estatales y los tribunales. Lea sobre los tipos de firmas en el artículo Firma electrónica cualificada.

Fuente: término "Centro de certificación"

Para comprobar la legalidad de un CC, realice tres pasos: compruebe la organización en el registro de centros de certificación acreditados del Ministerio de Desarrollo Digital de Rusia, compruebe el CC a través del servicio Rosakkreditatsiya por el INN y asegúrese de que tenga licencia del FSB para trabajos criptográficos. Un CC legal debe tener una acreditación y una licencia vigentes. Lea sobre la elección de socio en el artículo Gestión documental.

Fuente: término "Centro de certificación"

Sí, puede obtener una firma electrónica en el MFC. Para ello, diríjase al centro «Mis Documentos» con el pasaporte, el SNILS y el INN. El empleado del MFC le ayudará a presentar la solicitud, y después del pago la firma se graba en un soporte seguro (token, por ejemplo, Rutoken). Esta es una forma cómoda para las personas físicas y los empresarios individuales. Lea sobre la obtención de la firma en el artículo Firma electrónica.

Fuente: término "Centro de certificación"

El precio depende del tipo de firma, del período de validez y del nivel de verificación. La FEC para personas jurídicas y empresarios individuales suele costar de 3.000 a 10.000 rublos al año. Para las personas físicas, de 1.500 a 5.000 rublos. El precio incluye el soporte (token) y el software (CryptoPro CSP). Algunos CC ofrecen suscripciones con renovación anual y descuentos para clientes corporativos. Lea sobre la elección de la tarifa en el artículo Gestión documental.

Fuente: término "Centro de certificación"

Un centro de certificación raíz (CC raíz) es el nivel superior del sistema de confianza en la infraestructura de la firma electrónica. Confirma que el propio CC es legítimo y digno de confianza. El sistema funciona como una cadena de confianza: el CC raíz confirma al CC, y el CC confirma al titular de la firma. En Rusia, el centro de certificación raíz es el centro de certificación del Servicio Federal de Impuestos de Rusia, que confirma todos los CC comerciales acreditados. Esto garantiza la jerarquía de confianza en la gestión documental electrónica. Lea sobre el sistema de confianza en el artículo Firma electrónica.

Fuente: término "Centro de certificación"

Es el camino completo del documento desde su creación hasta su destrucción o archivo. Como la vida de la persona: nacimiento, crecimiento, actividad y jubilación. Etapas: la creación, la aprobación, la firma, el registro, la ejecución, el almacenamiento y el archivo. Lea sobre la gestión documental electrónica en el artículo Gestión documental electrónica (SED).

Fuente: término "Ciclo de vida del documento"

En el modelo estándar se distinguen 5–7 etapas: la elaboración, la aprobación, la firma, el registro, la ejecución, el almacenamiento y el archivo o la destrucción. El número puede variar en función del tipo de documento y de la normativa interna. Lea sobre las reglas del trabajo de oficina en el artículo Flujo documental jurídicamente significativo.

Fuente: término "Ciclo de vida del documento"

El documento entrante pasa por: recepción y tratamiento inicial, registro, revisión preliminar, vista por la dirección, ejecución, baja al expediente. Cada etapa está controlada por las personas responsables. Lea sobre el trabajo con los documentos en el artículo Flujo documental.

Fuente: término "Ciclo de vida del documento"

Con los sistemas de gestión documental electrónica (SGD): 1C:Document Management, ELMA, Directum. Estos controlan cada etapa, supervisan los plazos, eliminan la pérdida de documentos y acortan el tiempo de tratamiento. Lea sobre la elección del software en el artículo Software de código abierto.

Fuente: término "Ciclo de vida del documento"

Los plazos dependen del tipo. Conservación permanente: documentos constituyentes, órdenes de actividad básica. De 5 a 15 años: contratos de trabajo, facturas. De 1 a 3 años: memorandos internos. Lea sobre las normas de almacenamiento en el artículo Plazo de conservación del documento.

Fuente: término "Ciclo de vida del documento"