Archivo electronico

Un archivo electronico (EA, sistema corporativo de gestion de contenidos, ECM — Enterprise Content Management) es un sistema de informacion especializado disenado para el almacenamiento centralizado a largo plazo, la contabilidad, la sistematizacion, la clasificacion, la busqueda y la provision de acceso a los documentos electronicos (creados electronicamente y firmados con firma electronica), asi como a las imagenes electronicas (copias escaneadas) de los documentos en papel de una organizacion. A diferencia de un sistema de flujo de documentos electronicos (EDF), que gestiona los documentos durante su ciclo de vida activo (creacion, aprobacion, ejecucion), un archivo electronico desempena la funcion de almacenamiento a largo plazo (permanente o prolongado) de los documentos terminados, garantizando su seguridad, su proteccion frente al acceso no autorizado, la modificacion o la destruccion, y la posibilidad de una busqueda rapida y de la emision de copias de acuerdo con los requisitos de la legislacion archivista. Para las organizaciones rusas, el mantenimiento de un archivo de documentos es un requisito legal obligatorio (Ley Federal No. 125-FZ "Sobre el acervo archivistico en la Federacion de Rusia"), y para ciertos tipos de documentos (personal, contabilidad, impuestos) se establecen periodos de almacenamiento especificos de 1 ano a 75 anos o mas (almacenamiento permanente).

Funciones y capacidades de un archivo electronico

Un archivo electronico moderno realiza una amplia gama de funciones. Recepcion y registro de documentos: importacion de documentos electronicos de sistemas externos (EDF, ERP, CRM, contabilidad), escaneo y reconocimiento (OCR — reconocimiento optico de caracteres) de documentos en papel, extraccion automatica de atributos del documento (fecha, numero, tipo, corresponsal, importe, etc.) mediante tecnologias de aprendizaje automatico. Clasificacion y sistematizacion: distribucion de los documentos por secciones tematicas, subsecciones y expedientes de acuerdo con la nomenclatura de expedientes aprobada de la organizacion, con asignacion de indices de expediente y periodos de almacenamiento. Garantia de seguridad y significado juridico: aplicacion de la estrategia de respaldo "3-2-1" (3 copias en 2 tipos distintos de soportes, 1 fuera del sitio), verificacion periodica de las huellas digitales (hashes SHA-256, sumas de comprobacion) para detectar danos, comprobacion del estado de los certificados de firma electronica, uso de la tecnologia de escalado para ampliar el almacenamiento del archivo a medida que crecen los volumenes de datos. Busqueda y provision de acceso: busqueda de texto completo (por el contenido de los documentos teniendo en cuenta la morfologia del idioma ruso), busqueda por atributos (por los datos de las tarjetas), busqueda jerarquica de archivos, diferenciacion flexible de los derechos de acceso (modelo de roles), emision de copias electronicas con marca de agua, mantenimiento de un registro de emision y devolucion de los expedientes (emision electronica). Destruccion de los documentos con periodos de almacenamiento vencidos: formacion automatica de las actas de destruccion, confirmacion de la destruccion por la comision y su fijacion en el registro. El sistema de archivo electronico puede integrarse con la plataforma Sintezm para automatizar los procesos relacionados con los documentos de archivo, incluida la preparacion de solicitudes, el control de plazos y la formacion de informes.

Tipos de archivos electronicos y arquitectura

Existen varios tipos de archivos electronicos segun el tipo de documentos almacenados y los escenarios de uso. Archivo de documentos electronicos (ED): un repositorio para documentos creados electronicamente (PDF/A, XML, firmados con UKEP), con plena conservacion del significado juridico. Archivo de imagenes electronicas: un repositorio de copias escaneadas de documentos en papel (formatos PDF, PDF/A, TIFF, JPEG 2000) con una capa de texto reconocido (OCR) para permitir la busqueda de texto completo. Archivo hibrido: un repositorio que combina ambos enfoques y admite un sistema unificado de contabilidad tanto de los documentos electronicos como de los documentos en papel (con indicacion de la ubicacion fisica de los originales en papel: estanteria, caja, expediente, volumen). Archivo consolidado (corporativo): un repositorio unificado que combina los datos de todos los sistemas de informacion de la organizacion (EDF, contabilidad, personal, CRM, ERP) para proporcionar un punto unico de acceso y busqueda en todos los documentos de la empresa, independientemente de su origen. Archivo de datos: descarga de datos obsoletos de las bases de datos operativas (Postgres Pro, Oracle, MS SQL) a un repositorio de archivo para aliviar los sistemas de produccion y optimizar su rendimiento. La arquitectura de un archivo electronico puede ser local (servidores y sistemas de almacenamiento en un centro de datos propio), en la nube (solucion SaaS en una nube segura) o hibrida (los datos mas sensibles se almacenan localmente y el resto en la nube).

Base legal y requisitos regulatorios

La organizacion del almacenamiento de archivo de los documentos en la Federacion de Rusia esta regulada por la Ley Federal No. 125-FZ "Sobre el acervo archivistico en la Federacion de Rusia", las ordenes de Rosarkhiv (incluidas las "Reglas para organizar el almacenamiento, la adquisicion, la contabilidad y el uso de los documentos del Fondo de Archivo de la Federacion de Rusia"), las recomendaciones metodologicas de VNIIDAD, asi como las listas sectoriales de documentos con periodos de almacenamiento (para documentos de gestion tipicos, para las organizaciones, fuentes de adquisicion de los archivos estatales y municipales). Requisitos clave: los documentos deben almacenarse en condiciones que excluyan su perdida, dano, falsificacion y acceso no autorizado; para cada categoria de documentos se establecen periodos de almacenamiento obligatorios; al transferir documentos al almacenamiento estatal o municipal, deben cumplir los requisitos de formato (PDF/A para documentos electronicos) y de metadatos. Un aspecto importante es la transicion al 100% de flujo de documentos de personal electronico (EPDF), apoyado y estimulado normativamente por el estado; esto hace que la implementacion de un archivo electronico no sea solo una conveniencia, sino una necesidad para una organizacion moderna. Al implementar un archivo electronico, la empresa Fintech garantiza el pleno cumplimiento de la solucion con los requisitos legales, incluidos los requisitos de proteccion de datos personales (152-FZ), secretos comerciales, seguridad de la CII (187-FZ) y los reguladores sectoriales (Banco de Rusia, Ministerio de Desarrollo Digital, Ministerio de Salud y otros).

Implementacion de un archivo electronico: etapas y resultado

El proyecto de implementacion de un archivo electronico incluye las siguientes etapas. Auditoria del fondo de archivo: inventario de los documentos, evaluacion de los volumenes (numero de unidades de almacenamiento, metros lineales de estanterias, terabytes de datos), determinacion de la nomenclatura de expedientes de la organizacion, de los periodos de almacenamiento de cada tipo de documento e identificacion de los documentos con periodos vencidos. Eleccion de la tecnologia y el equipamiento: determinacion de la arquitectura (local, en la nube o hibrida), seleccion del equipamiento de servidores, de los sistemas de almacenamiento de datos, de los escaneres (de flujo, planetarios, de libros) y del software de archivo. Escaneo y atribucion: escaneo masivo del archivo en papel (cientos de miles y millones de paginas), reconocimiento de texto (OCR), verificacion (control de calidad) y atribucion (rellenado de las tarjetas de los documentos con extraccion automatica de los datos). Configuracion del sistema: diferenciacion de los derechos de acceso (permisos para ver, editar, eliminar y emitir), configuracion de la nomenclatura de expedientes, creacion de informes (por periodos, volumenes y expedientes emitidos) y configuracion de la integracion con los sistemas EDF, contables y de personal. Formacion del personal: formacion de los archiveros (trabajo con el sistema, emision de expedientes, control de plazos) y formacion de los usuarios (busqueda y visualizacion de documentos). Puesta en marcha: lanzamiento del sistema, operacion paralela (archivo electronico + en papel) y cierre gradual del archivo en papel. La experiencia de la empresa Fintech demuestra que un archivo electronico bien organizado se amortiza en 1-2 anos al reducir el tiempo de busqueda de documentos (de horas a segundos), eliminar las perdidas de documentos, reducir los costos de alquiler de locales para el archivo en papel y aumentar la productividad de los empleados que trabajan con documentos de archivo.