Flujo documental con relevancia jurídica
El flujo documental electrónico con relevancia jurídica (FDERJ) es un intercambio de documentos en el que los documentos electrónicos tienen la misma fuerza jurídica que los de papel gracias a las firmas electrónicas cualificadas.
Contenido
Qué es el flujo documental con relevancia jurídica
El flujo documental electrónico con relevancia jurídica (FDERJ) es un sistema de intercambio de documentos entre contrapartes, organismos públicos y dentro de una organización en el que los documentos electrónicos tienen la misma fuerza jurídica que los de papel. Esto se logra mediante el uso de firmas electrónicas (FE), el cumplimiento de los formatos y los requisitos legales.
El FDERJ es obligatorio para las organizaciones estatales y las instituciones financieras según 44-FZ, 223-FZ, 402-FZ y 152-FZ. Su implantación permite pasar al flujo documental totalmente sin papel y reducir los costes.
Cómo funciona el flujo documental con relevancia jurídica
- Creación del documento — el documento se crea en formato electrónico (XML, PDF/A).
- Firma — el documento se firma con una firma electrónica cualificada (FEC).
- Envío — a través del operador de flujo documental (Diadoc, Sbis, Kontur).
- Recepción y verificación — la firma se comprueba mediante el certificado del centro de certificación.
- Firma recíproca — si es necesario, el destinatario firma el documento.
- Almacenamiento — el documento se conserva en un archivo electrónico.
Tipos de documentos en el FDERJ
- Documentos contables primarios — facturas, actas de aceptación de obras, notas de entrega (UPD).
- Contratos y acuerdos — comerciales, laborales, estatales.
- Documentos de personal — órdenes, libros de trabajo electrónicos.
- Informes — informes fiscales y contables.
- Mensajes con relevancia jurídica — reclamaciones, notificaciones.
Ventajas del FDERJ
- Reducción del tiempo de intercambio.
- Reducción de costes — ahorro de hasta el 80-90%.
- Transparencia y control.
- Seguridad — mediante la FEC y las CIPF.
La transición al FDERJ requiere un enfoque integral: elegir el operador de flujo documental, implantar un sistema de flujo documental, obtener la FEC y formar a los empleados.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia el FDERJ del flujo documental habitual?
El flujo documental habitual se utiliza para el intercambio interno sin fuerza jurídica. El FDERJ garantiza la misma fuerza que el papel mediante la FEC y el cumplimiento de los formatos.
¿Qué firma electrónica se necesita para el FDERJ?
Se requiere una firma electrónica cualificada (FEC), cuyo certificado es emitido por el centro de certificación acreditado. Se regula por la 63-FZ.
¿Qué operadores de flujo documental existen en Rusia?
Diadoc, Sbis, 1C-EDO, Kontur y otros incluidos en la red de confianza de la FNS garantizan la relevancia jurídica de los documentos.
¿Qué documentos se pueden intercambiar a través del FDERJ?
Facturas, actas, notas de entrega (UPD), contratos, documentos de personal, informes y mensajes con relevancia jurídica. Más información en la sección flujo documental.
¿Cuánto tiempo se conservan los documentos del FDERJ?
Los documentos se conservan en los archivos electrónicos con integridad asegurada. Los sistemas de copia de seguridad protegen contra la pérdida de datos. Los plazos son los mismos que en papel.
¿Cuánto cuesta implantar el FDERJ?
Componentes: FEC (desde 1 500 rublos/año por certificado), tarifa del operador (200-1 500 rublos/mes), implantación del sistema de flujo documental (desde 50 000 rublos), formación del personal. Los costes se amortizan en 6-12 meses.
¿Cómo pasar del flujo documental en papel al FDERJ?
Auditoría, elección del operador, obtención de la FEC, implantación de un sistema de flujo documental, configuración de las rutas de aprobación y formación de los empleados.
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