Documento estándar
Un documento estándar es una plantilla estandarizada con requisitos y estructura permanentes, diseñada para la creación reiterada de documentos similares.
Contenido
Qué es un documento estándar
Un documento estándar es una plantilla estandarizada (formulario unificado) que contiene requisitos y una estructura permanentes, diseñada para la creación reiterada de documentos similares. Los documentos estándar simplifican la tramitación de operaciones que se repiten con frecuencia: de RR.HH., contables, jurídicas y administrativas. En el flujo documental electrónico los documentos estándar se presentan como plantillas que sustituyen automáticamente los datos de los libros de referencia.
Tipos de documentos estándar
- RR.HH. — contratos de trabajo estándar, órdenes de contratación (formulario T-1), órdenes de vacaciones (formulario T-6).
- Contables — notas de entrega (TORG-12), actas de aceptación de obras, facturas.
- Jurídicos — contratos estándar de arrendamiento, de compraventa y de servicios.
- Administrativos — formularios de solicitud estándar, memorandos, poderes.
Ventajas de los documentos estándar
- Estandarización — un enfoque unificado.
- Aceleración — uso reiterado de plantillas.
- Menos errores.
- Cumplimiento de los formularios obligatorios.
La automatización de la creación de documentos estándar se logra mediante plataformas low-code y BPMS.
Creación de documentos estándar
Los requisitos permanentes permanecen sin cambios (nombre de la organización, condiciones básicas). Los requisitos variables se rellenan al crear un documento concreto (nombre del empleado, importe, fecha). En los sistemas de flujo documental las plantillas se configuran mediante constructores visuales.
Documentos estándar en los sistemas estatales
En el GIS Presupuesto Electrónico se utilizan formularios estándar para la planificación y ejecución presupuestaria. Los documentos estándar también se utilizan en la contratación pública.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia un documento estándar de uno individual?
Un documento estándar es una plantilla que se utiliza reiteradamente para operaciones similares. Un documento individual se crea para una situación única.
¿Qué formularios estándar son obligatorios en Rusia?
Son obligatorios los formularios unificados aprobados por Goskomstat (T-1, T-6) y por la FNS (facturas, libros de ventas).
¿Cómo se utilizan los documentos estándar en el flujo documental electrónico?
En los sistemas de flujo documental los documentos estándar se implementan como plantillas que sustituyen automáticamente los datos de los libros de referencia.
¿Se pueden modificar los documentos estándar?
Los formularios obligatorios no se pueden modificar. Las plantillas recomendadas e internas pueden adaptarse.
¿Cómo crear un documento estándar en un sistema de flujo documental?
Desarrolle una plantilla con campos de sustitución, integre los campos con los libros de referencia y añádala a la biblioteca. En las plataformas low-code esto se puede hacer visualmente.
¿Qué requisitos se imponen a los documentos estándar en los sistemas estatales?
El cumplimiento de los formularios aprobados, la relevancia jurídica mediante la firma electrónica y la integración con sistemas como el Presupuesto Electrónico.
¿Cómo ayudan los documentos estándar a automatizar los procesos de negocio?
Los documentos se crean automáticamente a partir de los datos de los sistemas corporativos. Combinados con BPMS se garantiza la automatización completa del flujo documental.
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