Flujo documental

El flujo documental es un proceso continuo de movimiento de documentos en una organización, que cubre todo el ciclo de vida del documento: desde su creación (o recepción de una fuente externa), el registro en los libros contables, la revisión por la dirección, la aprobación y la transferencia al ejecutor, hasta el control de ejecución, la firma, el envío al destinatario y la transferencia al archivo para su conservación a largo plazo (permanente). Un flujo documental eficaz es la base de la gestión de cualquier organización moderna, ya que a través de los documentos se formalizan todas las decisiones directivas (órdenes, instrucciones), las relaciones contractuales con las contrapartes (contratos, acuerdos adicionales), las operaciones financieras y contables (facturas, actas, albaranes, UPD), los procesos de personal (contratación, despido, vacaciones, traslados), la interacción con los órganos estatales (declaraciones ante el FNS, el SFR, Rosstat, licencias, permisos) y la regulación interna (instrucciones, normativas, disposiciones). La velocidad y la calidad de la tramitación de los documentos afectan directamente a la rapidez de la toma de decisiones directivas, al plazo de revisión de los contratos con las contrapartes, a la oportunidad del pago de las facturas y, en última instancia, a la competitividad y la capacidad de adaptación de la empresa a los cambios del mercado. La implantación de un sistema de flujo de documentos electrónicos (EDF) permite automatizar estos procesos, reducir de 3 a 10 veces el plazo de procesamiento de los documentos, eliminar por completo el riesgo de pérdida de documentos, garantizar la transparencia y el control de todas las etapas del movimiento, y reducir notablemente los gastos de imprenta, papel, papelería, mantenimiento de los equipos de oficina y las entregas de mensajería. La plataforma SKIF-BP de la empresa Fintech ofrece potentes herramientas para automatizar el flujo documental y gestionar los procesos de negocio (BPM 2.0), permitiendo configurar rutas de aprobación de cualquier complejidad (secuenciales, paralelas, libres, condicionales con ramificaciones), integrarse con sistemas externos (1C, SAP, sistemas bancarios, CRM, SMEV, operadores de EDF) y garantizar la relevancia jurídica de los documentos electrónicos mediante las CIPF certificadas.

Tipos y clasificación del flujo documental

El flujo documental se divide en interno (el movimiento de los documentos dentro de la organización) y externo (el intercambio con contrapartes externas: B2B, con los órganos del Estado: B2G, con los bancos y otras organizaciones). Por su rasgo funcional se distinguen numerosos tipos de flujo documental. Flujo documental directivo (documentación operativa y administrativa): órdenes para la actividad principal, instrucciones, actas de reunión, decisiones, notas de servicio y de informe, instrucciones, disposiciones. Flujo documental de personal: contratos de trabajo y acuerdos adicionales a los mismos, solicitudes de los empleados (vacaciones, despido, traslado), calendarios de vacaciones, plantilla de personal, órdenes de personal (contratación, despido, traslado, incentivo) de los empleados, fichas personales del formulario D-2, cuentas personales. Flujo documental contable y financiero: facturas de pago, actas de trabajos realizados (servicios prestados), albaranes de expedición de mercancías (FORM-12), documentos universales de transferencia (UPD), documentos universales de corrección (UCD), facturas fiscales, órdenes de pago, informes anticipados, actas de conciliación de los acuerdos mutuos, contratos de crádito. El flujo documental contractual: contratos y acuerdos de suministro, ejecución de obras, prestación de servicios, acuerdos adicionales, especificaciones, protocolos de desacuerdos, protocolos de acuerdo de precios, reclamaciones y denuncias. El flujo documental técnico y de proyectos: especificaciones técnicas, documentación de proyecto y de trabajo, planos (CAD), reglamentos, instrucciones de explotación, actas de puesta en marcha. El flujo documental logístico y de producción: actas de aceptación y transferencia de los valores de los inventarios, listas de inventario, requisitos-albaranes (M-11), tarjetas límite de puesta en marcha (M-8), informes de materiales. Cada uno de estos tipos tiene sus particularidades: distintas rutas de aprobación (orden, composición de los participantes, secuencia, paralelismo), distintos requisitos de plazos de conservación (de 1 a 75 añs inclusive y permanentemente), distinta composición de los atributos obligatorios del documento, distinto nivel de confidencialidad (abierto, confidencial, “secreto”) y requisitos de relevancia jurídica. Los sistemas de EDF modernos que soportan la tecnología de datos masivos son capaces de procesar eficazmente millones de documentos, garantizando la búsqueda por contenido, la búsqueda de texto completo con la morfología del idioma ruso y el acceso instantáneo a los datos de archivo.

Flujo documental electrónico (EDF) y su relevancia jurídica

El flujo documental electrónico (EDF) es el intercambio de documentos electrónicos con relevancia jurídica (facturas, actas, albaranes de mercancías, contratos, UPD) entre los participantes a través de canales de comunicación seguros mediante la firma electrónica (FE). En Rusia el flujo documental electrónico se regula por la Ley Federal nº 63-FZ «sobre la firma electrónica», así como por las órdenes del Ministerio de Desarrollo Digital, del Ministerio de Finanzas y del FNS de Rusia que regulan los formatos (XML, PDF/A) y el procedimiento de intercambio. Las principales ventajas del flujo documental electrónico: una reducción drástica de los gastos de imprenta, papel y entrega (mensajería, Correos de Rusia), una aceleración radical del intercambio de documentos (la entrega se produce en segundos, no en días y semanas), la eliminación completa del riesgo de pérdida de documentos en el tránsito, el control automótico de las fechas de contratos (recordatorios de la caducidad, retrasos de pago), la verificación automática de la autenticidad de la firma electrónica de cada documento entrante, la integración fluida con 1C, SAP, Oracle y otros sistemas contables sin reentrada de datos manual. Para el intercambio con las contrapartes la organización puede conectarse a los operadores de EDF certificados (Kontur.EDO, TENSOR SBIS, Diadoc, EDF Light) o utilizar una integración directa entre sistemas mediante el roaming: los acuerdos entre operadores sobre el intercambio de documentos sin barreras. La elección de uno o varios operadores depende de la proporcón de contrapartes ya conectadas a cada operador, de los requisitos sectoriales, de las posibilidades de integración y del presupuesto.

Al diseñar y aplicar un sistema de EDF, la empresa Fintech ofrece un servicio profesional de diseño que incluye el análisis detallado de los procesos de negocio existentes del cliente, la identificación de los cuellos de botella, el desarrollo de la arquitectura de la solución, la selección de la plataforma óptima (sobre la base de SKIF-BP u otra) y la elaboración de una especificación técnica detallada de la aplicación, teniendo en cuenta todos los requisitos del EDF, la relevancia jurídica y la integración con 1C y otros sistemas.

Etapas de implantación del sistema de flujo documental electrónico

La implantación de un sistema de EDF es un proyecto completo que incluye varias etapas obligatorias. Examen y análisis (auditoría de los procesos de negocio): estudio del flujo documental en papel existente y sus volúmenes, identificación de los cuellos de botella, formalización de las rutas de aprobación («quién, en qué secuencia, en qué plazos»), entrevistas con los jefes y los usuarios clave. Diseño: desarrollo de la arquitectura del EDF, configuración de los tipos de documentos (tarjetas de documento, atributos, plantillas de archivos), directorios (contrapartes, nomenclatura de expedientes, empleados, tipos de documentos), configuración de las rutas de movimiento (secuenciales, paralelas, libres, condicionales con ramificaciones), modelo de roles de los derechos de acceso, así como el diseño de las interfaces de integración con los sistemas externos (1C, CRM, ERP, contabilidad, SMEV, operadores de EDF). Desarrollo y configuración: la puesta a punto del sistema según los requisitos acordados, el desarrollo de los módulos e informes que faltan, la configuración de la integración, la carga de los datos de referencia (contrapartes, nomenclatura, empleados) desde los sistemas existentes. Pruebas: verificación de la corrección de todas las rutas, pruebas funcionales, pruebas de carga para evaluar el rendimiento bajo carga máxima, pruebas de aceptación con el cliente. Puesta en marcha: despliegue del contorno de producción, migración de los datos históricos (si es necesario, la digitalización del archivo en papel, el reconocimiento, la verificación y la atribución de atributos), formación de los usuarios (administradores, secretarios, directivos, ejecutantes), lanzamiento en explotación industrial. Soporte (posproducción): soporte técnico de los usuarios (Service Desk), refinamiento de la funcionalidad según las peticiones acumuladas, actualización de las versiones del sistema, auditorí periódica del uso y optimización de las rutas y los reglamentos.

Elección del sistema de EDF y criterios clave para la empresa

A la hora de elegir una plataforma para el flujo documental electrónico hay que tener en cuenta los siguientes criterios. Funcionalidad: soporte de todos los tipos de documentos y rutas de aprobación necesarios, EDF integrado, acceso móvil (iOS/Android), trabajo con la firma electrónica (cualquier tipo de UKEP), versionado de documentos. Escalabilidad: posibilidad de crecer de decenas a cientos de miles de documentos al día y de 10 a 10 000 y más usuarios, soporte de una estructura de sucursales (divisiones regionales). Rendimiento: velocidad de carga (importación) de documentos, velocidad de búsqueda (tiempo de respuesta de la búsqueda de texto completo entre millones de documentos). Capacidades de integración: disponibilidad de adaptadores prediseñados para 1C (todas las configuraciones estándar), ERP, CRM, SMEV, los principales operadores de EDF y medios de protección criptográfica (CryptoPro, ViPNet), escáneres (configuración del escaneo directamente desde el EDF). Seguridad: diferenciación detallada de los accesos (modelo de roles, confidencialidad, firma electrónica), auditoría de todas las acciones de los usuarios, cumplimiento de los requisitos de la ley 152-FZ (datos personales) y de la infraestructura de información crítica (187-FZ), certificación FSTEC. Costo total de propiedad (TCO): coste de las licencias, de la implantación, del soporte y de las actualizaciones. La empresa Fintech ayuda a sus clientes a recorrer todas las etapas de la implantación del EDF, desde la elección estratégica de la plataforma (sobre la base de su propio desarrollo SKIF-BP o mediante la integración con un EDF externo) hasta el lanzamiento a gran escala en todas las divisiones y el posterior soporte constante. Un EDF bien diseñado e implementado se amortiza en 6-12 meses gracias a la reducción del tiempo de procesamiento de los documentos, a la reducción notable de los gastos de consumibles y envíos, a la eliminación de las multas por entrega de informes con retraso y al aumento considerable de la disciplina ejecutiva de los empleados.